In de loop van april implementeren we een optie, die het aantal uitgaande e-mails limiteert.

Spam is een blijvend probleem en het is een soort kat en muis spel tussen de spammers en beheerders van internetsystemen. In onze strijd tegen spam en om onze systemen en onze klanten te beschermen, hebben we deze maatregel (met tegenzin) doorgevoerd.

We zullen eerst een korte samenvatting geven van de maatregel, gevolgd door een toelichting. Onderaan staan nog enkele suggesties voor situaties, waarbij massamails moeten worden verzonden.

Wat gaat er gebeuren?
Er wordt een limiet ingesteld van 150 uitgaande e-mails per dag per e-mailadres en een grens van 300 e-mails per dag per (meestal) klant. In de praktijk zal dit weinig problemen opleveren.

Waarop is de limiet van toepassing?
Het gaat om de uitgaande e-mails, die worden verzonden via onze servers. Dit is niet bij iedereen het geval. Het hangt van van de instellingen van uw e-mail programma’s, zoals Outlook, Apple Mail, en tablet of smartphone. Wanneer de uitgaande instelling verwijst naar bijvoorbeeld mail.voorbeeld.net en voorbeeld,net is een door u gebruikte domeinnaam, dan is de kans groot dat de limiet van toepassing is.

Maar als u bijvoorbeeld de uitgaande mail heeft ingesteld op uw provider, zoals KPN, Ziggo, Tele2 etc. dan maakt u geen gebruik van onze servers voor uitgaande mails.

Wat gebeurt er als de limiet is bereikt?
Het verzenden van uitgaande mails wordt vanaf dat moment geblokkeerd en tevens ontvangt u een bericht dat de limiet is bereikt. Dit bericht wordt gemaakt door onze server en is Engelstalig. De blokkade gaat 12 uur ’s avonds vanzelf weer weg. De teller gaat dan terug naar nul. Ook wij ontvangen een bericht, waardoor we meteen weten dat een limiet is bereikt.

Wat is het nut van de limiet?
Daarvoor gaan we naar het spamprobleem. Spammers zouden een eigen mailserver kunnen inrichten, maar dat zou heel makkelijk te blokkeren zijn met een spamfilter aan de ontvangende kant. Daarom proberen spammers andere wegen te zoeken om de mails te verzenden. Een aantal jaren geleden werden spamberichten vooral verzonden via zogeheten botnets. Hier wordt gebruik gemaakt van besmette computers. Via allerlei trucs wordt geprobeerd om kleine programmaatjes te installeren op computers van nietsvermoedende gebruikers. De programma’s zijn niet zichtbaar, omdat ze op de achtergrond actief zijn.

De botnets zijn echter minder effectief geworden, doordat veel providers z.g. poortblokkades gingen instellen, waardoor de betreffende programmaatjes geen rechtstreeks contract meer konden maken met de ontvangende mailservers.

Spammers zijn creatief. Dus zocht men naar nieuwe wegen. Een ervan is om te proberen een mailserver van - vooral - hostingproviders (zoals ExaNet) te misbruiken.

Onze klanten kunnen mails verzenden via onze servers, maar alleen met een gebruikersnaam en wachtwoord. Dus zoeken de spammers naar mogelijkheden om wachtwoorden te achterhalen. Een van de trucs is om te proberen wachtwoorden te raden, door automatisch in te loggen met lijsten van namen en wachtwoorden. Ook wordt geprobeerd woordcombinaties te vormen die bestaan uit bijvoorbeeld (delen) van voornamen of bekende woorden.

In veel gevallen is er sprake van zwakke wachtwoorden, zoals Jan123 of Ferrari2. Dit is prijsschieten voor de hackers! Dus vragen we u om de wachtwoorden te verbeteren, als ze te eenvoudig zijn. Voorkomen is beter…

Als een inlogpoging slaagt, wordt het meteen vastgelegd en kan het “feest” beginnen. De spammers doen zich voor als een klant en misbruiken de account om massaal mails te gaan verzenden.

Nogmaals: als de limiet wordt bereikt
Nu komen we bij het nut van de limiet. De limiet zal snel zijn bereikt, wanneer de spammer aan de slag is gegaan. Bij het bereiken van de limiet gaat de deur op slot en stopt de spam. Ook krijgen de klant en wij een waarschuwingsmail.

De limiet zorgt ervoor dat onze server minder kans loopt om op een zwarte lijst terecht te komen. Zou dat gebeuren, dan gaan ontvangende servers mails blokkeren omdat ze worden aangezien als spam. Aangezien onze servers worden gedeeld door meerdere klanten, is het effect voor alle betreffende klanten merkbaar.

Doordat we een waarschuwingsmail ontvangen, zien we erg snel dat er iets aan de hand is. Ook weten we meteen welke inloggegevens zijn “gestolen” en kunnen we contact opnemen met de betreffende klant of gebruiker. Wanneer er verder niets aan de hand is, zal een nieuw wachtwoord de deur weer op slot zetten. Totdat het wachtwoord is gewijzigd, wordt de limiet van de betrokken e-mailaccount op een lage waarde gezet om te vermijden, dat er na middernacht een nieuwe reeks spam e-mails wordt verzonden.

Zijn er gaan andere methoden?
De limiet is niet meer dan het plakken van een pleister om het bloeden te stoppen en om erger te voorkomen. De afgelopen tijd hebben we de nodige problemen ervaren en we waren er nu echt wel klaar mee. We zullen u de details besparen, maar de gevolgen van een spamvloed zijn gigantisch en kosten ons erg veel tijd. Er ontstaan gigantische wachtrijen en we moeten per situatie bekijken hoe de wachtrijen kunnen worden opgeschoond. Ook moeten we na het oplossen contact zoeken met een aantal bedrijven die spamfiltering aanbieden met een verzoek om de server te verwijderen. Een halve dag is dan niets en wie betaalt het?

We denken dat u niet blij bent met een dikke rekening en voor ons voelt het niet fijn om een nietsvermoedende klant op die manier te belasten.

Evaluatie
We zullen de situatie na een tijdje evalueren en bezien of er nog aanvullende maatregelen te nemen zijn. Een van de overwegingen is een systeem dat een IP adres met te veel foute inlogpogingen (tijdelijk) blokkeert. Maar dat heeft veel voeten in aarde en levert mogelijk weer andere problemen op.

Oplossingen voor massamails
Sommige klanten willen mails verzenden naar een groep relaties, bijvoorbeeld door een reeks e-mail adressen in het BCC veld te plaatsen. De limiet kan in zo’n situatie ongewenst zijn.

Er zijn enkele routes, die een oplossing kunnen bieden.

• De uitgaande mail laten lopen via de internet provider (KPN, Ziggo etc.). Aangezien die mails niet via onze server de deur uitgaan, loopt de teller niet op. Overigens hanteren sommige providers ook limieten, dus bij grote hoeveelheden kan het geen oplossing zijn.
• Gebruik maken van aanbieders van massamail, zoals http://www.mailchimp.com.
  Er worden gratis accounts aangeboden en - uiteraard - betaalde voor grotere volumes. Met de gratis account kunt u tot 12.000 mails per maand verzenden tot maximaal 2.000 adressen.
• We kunnen de limiet vergroten tot maximaal 300 per dag. Neem daartoe met ons contact op.

Het spreekt vanzelf dat we eventuele vragen graag beantwoorden. U vindt onze gegevens op de Contact pagina.